Czy biuro rachunkowe musi informować klientów o wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych? – stanowisko MRPiPS

Wprowadzenie nowej ustawy o ochronie sygnalistów od 25 września 2024 r. wywołało wiele pytań, szczególnie wśród podmiotów zobowiązanych do przestrzegania tych przepisów. Jednym z nurtujących zagadnień jest kwestia informowania klientów o wdrożeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych. W odpowiedzi na wątpliwości, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) wydało 1 października 2024 r. stanowisko, które rozwiewa te niejasności. Artykuł ten wyjaśnia szczegóły tych regulacji i odpowiada na kluczowe pytania dotyczące biur rachunkowych oraz innych podmiotów działających w zakresie usług finansowych.

Ustawa o ochronie sygnalistów – kluczowe przepisy

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza obowiązek stosowania procedury zgłoszeń wewnętrznych w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Celem tych regulacji jest ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji, tzw. sygnalistów. Procedury te mają umożliwiać bezpieczne i anonimowe zgłaszanie przypadków naruszenia prawa w firmach, aby zapobiegać działaniom odwetowym wobec sygnalistów.

W przypadku biur rachunkowych, które wykonują działalność w zakresie usług finansowych, obowiązek wprowadzenia procedur wynika także z konieczności przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że biura rachunkowe, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, muszą przestrzegać nowych regulacji.

Czy biuro rachunkowe musi informować klientów o wprowadzeniu procedury zgłoszeń?

Jedną z podstawowych wątpliwości dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów było to, czy biura rachunkowe mają obowiązek informowania swoich klientów o wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Odpowiedź MRPiPS z 1 października 2024 r. rozwiała te wątpliwości, jasno wskazując, że taki obowiązek nie istnieje.

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy, ustawa o ochronie sygnalistów nie przewiduje obowiązku powiadomienia klientów podmiotu prawnego o wprowadzeniu tej procedury. Wynika to z definicji „kontekstu związanego z pracą”, który dotyczy jedynie działań związanych z wykonywaniem pracy, a nie korzystania z usług danej firmy. Klienci biura rachunkowego, choć są związani z nim relacją biznesową, nie wykonują na jego rzecz pracy, co eliminuje ich z grona osób, które mogą zgłaszać nieprawidłowości w trybie tej ustawy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – kogo dotyczy?

Zgodnie z ustawą, procedura zgłoszeń wewnętrznych ma zastosowanie wyłącznie do osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu. Obejmuje to zarówno osoby zatrudnione na umowę o pracę, jak i osoby świadczące usługi na podstawie innych umów, takich jak umowy cywilnoprawne lub kontrakty B2B. Kluczowe jest, aby osoby te miały możliwość zgłaszania nieprawidłowości, które miały miejsce w związku z ich działalnością zawodową na rzecz firmy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być udostępniona pracownikom co najmniej 7 dni przed jej wejściem w życie. Oznacza to, że pracodawcy mają obowiązek zadbać o to, aby każdy zatrudniony w firmie pracownik miał dostęp do procedury zgłoszeń i był świadomy możliwości jej zastosowania.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

W piśmie z 1 października 2024 r. resort pracy jasno określił, że ustawa o ochronie sygnalistów nie nakłada na biura rachunkowe obowiązku informowania klientów o wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Stanowisko to wynika z samej definicji „kontekstu związanego z pracą”, który odnosi się do relacji zawodowych, a nie do relacji biznesowych między firmą a jej klientami.

Ministerstwo zwróciło uwagę, że klient biura rachunkowego, który korzysta z jego usług, nie wykonuje pracy na rzecz tego biura, dlatego nie mieści się w zakresie osób, które mogą dokonywać zgłoszeń naruszeń prawa. Klienci nie są objęci ochroną przewidzianą dla sygnalistów, a tym samym nie są również informowani o wewnętrznych procedurach zgłaszania nieprawidłowości.

Przykład zastosowania przepisów w biurze rachunkowym

Aby lepiej zobrazować zastosowanie nowych przepisów, warto przyjrzeć się praktycznemu przykładowi. Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe, które zatrudnia trzech pracowników, zgodnie z wymogami ustawy, wprowadził procedurę zgłoszeń wewnętrznych i poinformował o niej pracowników. Nie ma jednak obowiązku informowania o tej procedurze klientów biura, którzy korzystają z jego usług.

Zgodnie z przepisami, biuro rachunkowe musi wdrożyć procedury wewnętrzne, jeśli prowadzi działalność w zakresie usług finansowych lub przeciwdziałania praniu pieniędzy, co czyni je podmiotem objętym regulacjami ustawy o ochronie sygnalistów. Jednak brak związku z kontekstem pracy klientów oznacza, że informowanie ich o tej procedurze jest zbędne.

Co to oznacza dla biur rachunkowych?

Dla biur rachunkowych nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania wewnętrznych procedur do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów, ale jedynie w odniesieniu do osób zatrudnionych na rzecz biura. Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także jej odpowiednia komunikacja wewnątrz firmy, są kluczowymi elementami zgodności z nowym prawem.

Jednak biura rachunkowe, jak i inne podmioty prawne, nie muszą informować swoich klientów o tych procedurach, co może być pewnym ułatwieniem administracyjnym. Wprowadzenie nowych przepisów, choć obowiązkowe, nie nakłada dodatkowych obciążeń w zakresie komunikacji z klientami.

Konkluzja

Stanowisko MRPiPS z 1 października 2024 r. jednoznacznie wyjaśnia, że biura rachunkowe oraz inne podmioty zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych nie mają obowiązku informowania swoich klientów o tych działaniach. Procedury te dotyczą wyłącznie osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu i mają na celu ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Biura rachunkowe mogą więc skupić się na wdrożeniu procedur wewnętrznych bez potrzeby dodatkowego informowania swoich klientów.